A Guarda de Arquivos NEX é a solução perfeita para reduzir espaço ocupado por arquivos e direcionar recursos físicos e humanos empregados no armazenamento e gestão de documentos para o core business de seu negócio.
Muito mais que armazenagem de arquivos, a metodologia exclusiva NEX objetiva melhorar o fluxo de informações de seus clientes por meio do Sistema de Gestão de Armazenagem de Documentos, que permite movimentar arquivos com máxima eficiência e em tempo recorde.
Guarda física de arquivos.
Os diferenciais do serviço de guarda de documentos da NEX começam na transferência dos arquivos para as instalações da nossa empresa, com coleta criteriosa, pré-catalogação e transporte especializado dos arquivos.
A infraestrutura de guarda da NEX é totalmente direcionada para a preservação dos arquivos, proporcionando as condições ideais para prolongar ao máximo a vida útil do acervo. Dentre elas, destacam-se a climatização do ambiente com sistema de ventilação especial e o projeto de iluminação diferenciado com energia reforçada e protegida.
Guarda digital de arquivos NEX.
A NEX oferece o serviço de Guarda Digital WEB por meio de sistema com tecnologia GED/ECM e serviço de hospedagem que armazena os arquivos de sua empresa em servidores de alta performance permitindo que usuários autorizados possam visualizar documentos eletrônicos em qualquer computador e local de forma totalmente segura.
Outro diferencial importante da NEX é a garantia de preservação de dados eletrônicos proporcionada por servidores alocados em outra empresa de TI com backups mensais de todas as informações referentes aos documentos armazenados em nossas dependências, excluindo qualquer risco de perda das informações.
Organização Documental.
A organização documental da NEX apresenta diferenciais metodológicos exclusivos planejados para oferecer uma solução completa em gestão de processos de armazenamento de documentos com aumento de produtividade comprovada.
Direcionada para a eficiência produtiva e redução dos custos de administração e manutenção de arquivos, a organização documental NEX fundamenta-se na padronização dos sistemas de arquivamento para proporcionar grande agilidade nas consultas aos documentos, favorecendo a localização, rastreabilidade e disseminação de informações.
Gestão da transição digital.
Digitalização massiva dos documentos arquivados;
Digitalização imediata dos documentos novos como parte do fluxo de trabalho;
Digitalização sob demanda dos arquivos físicos armazenados em nossas instalações;
Representação de texto mediante OCR: nosso software é capaz de extrair automaticamente informações de formulários e inclusive ler códigos de barras e texto manuscrito;
Arquivo Online: acesse os seus documentos em qualquer momento e em qualquer local;
Integração com o seu fluxo de trabalho atual em papel e interfaces compatíveis com a maioria dos sistemas atuais de gestão documental.
Seja Digital.
A digitalização de documentos NEX dinamiza o acesso e a disseminação das informações dentro das organizações, possibilitando a visualização instantânea de documentos por multiusuários em computadores autorizados conectados à Internet.
Guarda de mídias e backups.
Sala cofre própria para o armazenamento e preservação de mídias como: disquetes, CDs, DVDs, fitas, microfilmes, fitas e cartuchos magnéticos, VHS, fotografias, radiografias, etc.
O sistema de controle de acesso restrito informatizado e CFTV garantem a segurança total do material.
Digitalização Massiva e Digitalização Sob Demanda.
Como norma geral, a digitalização de 100% dos documentos não é uma estratégia prática ou rentável.
Por este motivo oferecemos um serviço de “pay per use” para que se digitalize unicamente os documentos que se necessita. Os documentos consultados com maior frequência são digitalizados e disponibilizados de forma imediata por e-mail ou em mídia; os documentos menos consultados são digitalizados sob demanda.
Nosso sistema minimiza os custos de conversão e satisfaz seus requisitos de acesso.
Destruição segura de documentos.
A NEX faz o picotamento de documentos de descarte, assegurando e certificando documentalmente de que toda a documentação de descarte foi devidamente eliminada.100% dos resíduos são reciclados com emissão de certificado de destino.
Digitalização de Documento.
A digitalização de documentos NEX dinamiza o acesso e a disseminação das informações dentro das organizações, possibilitando a visualização instantânea de documentos por multiusuários em computadores autorizados conectados à Internet.
